Home Page -> Articoli - > Tip e consigli per Word

Tip per Word - guida per Word 2003 / 2007/2010

Come inviare circolari personalizzate ai contatti di Outlook

Come trasformare un testo da maiuscolo a minuscolo o viceversa.

In questo articolo troverai alcuni aiuti per utilizzare meglio Word

Circolari personalizzate con Word

Come creare una circolare con WORD ed inviarla ad un elenco di nominativi che si trova su un foglio di EXCEL

Aprire un nuovo documento da WORD
Strumenti/stampa unione
Crea/lettere tipo /finestra attiva /dati
Apri origine dati / tipo di documento scegliere fogli di lavoro MS Excel
Cliccare sul documento che contiene l’elenco dei nominativi desiderati (cercandolo nella relativa cartella)
Selezionare “Intero foglio di lavoro” e cliccare su APRI
Cliccare sul pulsante "modifica documento principale"
A questo punto si ritornerà al nostro documento di Word vuoto, notare che è apparsa una nuova barra di pulsanti
Premere 2 o 3 volte INVIO e scrivere la data, premere 3 o 4 volte INVIO
posizionarsi (mettendo eventualmente una tabulazione) a circa 9 cm. sul righello di Word
premere il pulsante “inserisci campo unione” e selezionare dall'elenco il nome del campo interessato (ditta, nome, ragione sociale, etc…) e premere INVIO
ripetere il punto precedente fino a quando si sono inseriti tutti i campi (Via, cap, città, etc…)
Ora scrivere il testo della circolare e salvare il documento.
Per stampare tutte le circolari premere il pulsante "stampa unione".
Con l'opzione "query" presente in "stampa unione" potete "filtrare" i vostri nominativi e decidere a quali spedire la circolare.

Stampa unione da Word utilizzando i dati di Outlook

Se quando abbiamo installato Word abbiamo installato anche l'opzione RUBRICA, possiamo effettuare la stampa unione utilizzando direttamente i dati presenti in Outlook. In questo caso infatti quando da Word scegliamo: Strumenti/Stampa Unione/Crea/ lettere tipo/ utilizza finestra attiva /Dati...vedremo attiva anche la voce "usa rubrica".

Scegliendo questa opzione, quando torneremo al nostro documento e cliccheremo sul pulsante "Inserisci campo unione" apparirà l'elenco di tutti i campi presenti in Outlook (tantissimi) e tra questi troveremo quelli che ci interessano (nome, cognome, ditta, via, cap, città), da collocare nella posizione in cui desideriamo appaia l'indirizzo del destinatario.

A questo punto sarà sufficiente scrivere la circolare e poi cliccare sul pulsante "stampa unione" per iniziare la stampa delle lettere.

Se non avete installato l'opzione "Rubrica" inserite il CD-ROM di Office97 (o di Word97), scegliete: Installa Office /Aggiungi-rimuovi componenti.... quando appare l'elenco dei moduli installati cliccate su WORD e nei "dettagli" troverete la voce "rubrica", spuntatela e date l'OK.

Titoli delle tabelle in WORD 95 / 97 / 2000 / 2003

Creare un tabella lunga decine di pagine con Word è semplicissimo. Il problema è come far si che i titoli delle varie colonne vengano ripetuti automaticamente su tutte le pagine senza ricorrere al copia/incolla.

Ecco come fare:

Evidenziare la riga o le righe della tabella che contengono l'intestazione che si desidera ripetere su tutte le pagine.

Dal menu TABELLA scegliere TITOLI (o "Ripeti righe titolo" in Word 2000)

Tutto qui, ora i titoli verranno riportati automaticamente su tutte le pagine.

Trasformare il testo scritto in maiuscolo in miniscolo o viceversa

Qualcuno sostiene che non serve nemmeno un manuale per utilizzare Word. Quest'ultima frase l'ho sentita spesso pronunciare da "esperti informatici", programmatori e sistemisti. Qualche volta ho avuto l'occasione di metterli alla prova: ho chiesto loro di farmi vedere a stampare su un foglio uso bollo o su etichette autoadesive. Oppure di dirmi come si può trasformare in minuscolo un testo scritto tutto in maiuscolo. Quasi nessuno ha superato queste prove.

A proposito, se vi capita di dover trasformare in minuscolo un testo scritto in maiuscolo con Word è sufficiente evidenziarlo e premere SHIFT/F3. (SHIFT è il tasto delle maiuscole - non il blocca maiuscole).

Se premete questi tasti una sola volta convertirete tutto il testo in minuscolo, se li premete due volte avrete tutto in minuscolo meno le lettere all'inizio di ogni paragrafo, se li premete tre volte ritornerete ad avere tutto in maiuscolo.

Facile, vero? Eppure quanti lo sanno? Chiedete ai vostri colleghi che usano Word da anni ed avrete la conferma di quanto questa utile funzione sia sconosciuta.

Ma è una funzione che serve? A me sicuramente si. Una delle mie attività è la realizzazione ed il posizionamento di siti web e alcuni clienti mi mandano i testi da pubblicare scritti con Word interamente in maiuscolo. Se non conoscessi questa funzione passerei ore a riscrivere i loro testi.

Come stampare il totale pagine sui documenti di Word 95

Volete stampare in fondo alle pagine di una relazione fatta con Word, oltre al numero della pagina, anche il totale, ad esempio: 4 di 23?

Con Word 97/ 2000/ 2002/ 2003 / 2007 è semplice, c’è un apposito pulsante nella barra che appare quando andate in "Visualizza / Intestazione – piè di pagina", con le versioni precedenti non esiste questo pulsante e si fa così:

Visualizza / Intestazioni – piè di pagina
Cliccare sul pulsante "Alterna Intestazione/piè di Pagina" per posizionarsi in fondo alla pagina
Digitare nel rettangolo che appare: "Pagina " oppure "Pag. "
Cliccare sul simbolo # per inserire il numero di pagina nella posizione del cursore
Digitare una barra come questa: / oppure la parola "di"
Scegliere dal Menu Inserisci: inserisci campo
Come categoria, selezionare "Informazioni documento" e come "nomi dei campi" selezionare NumPages
Cliccare su OK.

N.B.: In Word 97 / 2000 / 2002 / 2003 / 2007 al punto 6 è sufficiente cliccare sul 2° pulsante della barra Intestazioni/ Piè di pagina.

Anche se la prima volta che andrete in Anteprima di stampa (con alcune versioni di Word) la numerazione vi sembrerà sbagliata (il totale delle pagine precede il numero della pagina) quando stamperete tutto sarà OK.

Formato "uso bollo" con Word - il "mistero" delle 24 righe

Una delle cose che probabilmente fa ammattire di più gli utenti che utilizzano Microsoft Word (qualsiasi versione) per scrivere sul formato "uso bollo" è l'impossibilità di avere sempre 25 righe per pagina, si riescono ad avere per 3 o 4 pagine, o magari per 50, ma ad un certo punto su una pagina ne stampa 24.

Il problema è il seguente: Word come default esegue automaticamente un controllo per evitare che vi siano righe isolate in fondo alle pagine (le cosiddette "vedove" o "orfane"). Mi spiego meglio: se capita che un nuovo paragrafo inizi sull'ultima riga di una pagina, Word, per migliorare la leggibilità del documento, manda la riga in oggetto sulla pagina successiva per tenerla unita al paragrafo di cui fa parte. Come risultato, su quella pagina avremo una riga in meno rispetto alle altre. Il problema è di facile soluzione:

evidenziare tutto il testo e andare in Formato/ Paragrafo
cliccare sulla cartella "disposizione testo" o "distribuzione testo"
togliere il segno di spunta in corrispondenza della voce "controlla righe isolate".

Questo vale per quanto riguarda Word 97, Word 2000, Word 2003 e Word 2007. Per le versioni precedenti troverete l'opzione per disabilitare il controllo sulle righe isolate in Imposta pagina (Word 6) e in Formato/Documento (Word 2). Per le versioni di Word per Dos (3, 4, 5, 5.5 e 6) chiedo perdono ma in questo momento proprio non riesco a ricordarmi dove si trovi l'opzione "controlla vedove/orfane" (mi sembra sia in Stampa/ Stampanti/ Opzioni, ma non ci giurerei). Se non sapete come inserire i valori relativi ai margini del documento leggete le istruzioni più dettagliate per l'uso bollo presenti su questa pagina: uso-bollo.htm

Come evitare che Word decida per conto nostro cosa fare

Probabilmente avrete notato che a volte Word decide al posto vostro cosa fare. Ecco alcuni esempi:

quando terminate una frase inizia a scrivere con la maiuscola
quando digitate il segno - lo trasforma in una riga più lunga
quando digitare una serie di trattini fa una linea continua usando simboli grafici
quando scrivete una certa parola la cambia in un'altra
quando iniziate una riga con un numero o un trattino fa automaticamente un elenco

Questi automatismi possono risultare fastidiosi, vediamo come disabilitarli:

andate in Strumenti / Correzione automatica
Nella scheda "Correzione automatica" è possibile disabilitare l'inserimento della maiuscola ad inizio frase e della sostituzione del testo durante la digitazione.
Nella scheda "Formattazione automatica durante la digitazione" è possibile disabilitare l'applicazione automatica di titoli, bordi, tabelle, elenchi, caratteri simbolo con simboli.

Perché Word a volte da un messaggio di errore?

Il modulo per la correzione ortografica in italiano contenuto in alcune versioni di Word (commissionato dalla Microsoft ad una ditta Italiana) è difettoso. Questo è il motivo per cui quando iniziamo a scrivere con Word, appena aperto, appare a volte un messaggio di errore: "Il programma ha causato un errore nel modulo ....... e verrà terminato".

Per evitare questo problema disabilitate la funzione di controllo ortografico durante la digitazione (Strumenti / Opzioni / Ortografia e grammatica... e disabilitare la voce: controllo ortografico durante la digitazione).

Se state utilizzando Word 2003 con Windows Vista può capitare che Word vada spesso in crash. In tal caso seguite le istruzioni che trovate su questa pagina: Cosa fare se Word 2003 va in crash.

Chiama per ulteriori informazioni

zona operativa: milano - brescia - bergamo - verona - vicenza - padova - treviso - venezia - varese - torino - modena - bologna - parma - firenze - torino - livorno - pisa - napoli - roma - catania - lugano

realizzazione siti web studio viasetti: brescia - milano